A empresa
O cliente opera uma clínica de saúde de médio porte com alta demanda de agendamentos diários. O volume de atendimentos dependia inteiramente de uma equipe de recepcionistas que gerenciava toda a triagem por telefone e WhatsApp, sem nenhum sistema centralizado.
O desafio
O modelo manual criava gargalos críticos: pacientes ligavam fora do horário e não conseguiam agendar. A equipe perdia tempo triando casos que não eram urgentes, e o índice de cancelamentos com menos de 24h de antecedência era altíssimo — prejudicando o faturamento da clínica e a produtividade dos profissionais de saúde.
Além disso, não havia nenhum dado estruturado sobre os padrões de agendamento, picos de demanda ou os especialistas com maior procura, impossibilitando qualquer planejamento estratégico de capacidade.
Os resultados
IA de triagem e agendamento
Implementamos um agente conversacional via WhatsApp capaz de realizar a triagem inicial, classificar a urgência do caso e agendar automaticamente na agenda do especialista correto. O sistema opera 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem intervenção humana para casos de rotina.
Lembretes e confirmação automática
Integramos uma rotina de confirmação automática 48h e 24h antes do agendamento. Pacientes que não confirma têm a vaga liberada automaticamente para lista de espera. O resultado foi uma queda imediata de 50% nos cancelamentos de última hora, aumentando o faturamento médio mensal da clínica sem adicionar nenhuma cabeça à equipe.
Nossa recepção virou estratégica. Antes, as meninas ficavam 80% do tempo só agendando. Agora elas focam em casos complexos e no acolhimento dos pacientes que chegam. O faturamento subiu, mas o que mais surpreendeu foi a satisfação da própria equipe.